Google Docs no tiene la barra de herramientas llena de características que encontraras en Microsoft Office, pero tiene algunos trucos bastante útiles bajo la manga. Estas características son difíciles de encontrar si no las conoces previamente.

 La suite ofimática de Google ha madurado con los años hacia una suite fácil de usar que funciona en todas partes, con excelentes características de colaboración en tiempo real.

 Habilitar el acceso sin conexión

Google Docs puede trabajar fuera de línea . Esto te permite crear nuevos documentos, continuar trabajando con documentos actuales, e incluso acabar de ver tus documentos, mientras que no se  tiene una conexión a Internet. Cuando se conecta a la Internet de nuevo, los cambios se sincronizan en línea. Esta función requiere la instalacion de un complemento en  Google Chrome, por lo que funciona en Windows, Linux, Mac OS X, y Chromebooks.


Para hacer esto, abra el sitio web de Google Drive , haga clic en el botón de engranaje en la esquina superior derecha de la página y haz clic en Configuración. En el panel general, selecciona la sincronización de  tu trabajo a este equipo en sin conexion  haz clic en Hecho, acepta la instalación del complemento de Drive.

 Para comenzar a  utilizar Google Docs sin conexión, simplemente vuelve a la página web de Google Drive en Chrome cuando no tengas una conexión a Internet.

Colaborar en tiempo real 

Google Docs tiene mejores características de colaboración que la versión de escritorio de Microsoft Office. Todos  los que tengan acceso al documento podrán editarlo al mismo tiempo, por lo que verás cursores de las otras personas en el documento incluso  verlos escribir en tiempo real.

Para compartir un documento haz clic en Archivo> Compartir,puedes invitar a personas individuales por sus direcciones de correo electrónico o permitir que cualquier persona con un vínculo especial del documento para editarlo.También se puede compartir en modo solo lectura, obteniendo siempre los colaboradores la versión mas reciente del archivo por lo que resulta mas útil que ir mandando archivos adjuntos con actualizaciones  Puedes dar a la gente la posibilidad de dejar comentarios en un documento para  recibir sus aportes sin que les permitas modificar el mismo.

Publicar un documento

Si deseas publicar rápidamente una web en línea. simplemente haz clic en Archivo> Publicar en la web y haz clic en el botón de inicio de publicación, recibiras  un enlace público al documento, para que puedas compartirlo con otras personas.No tienes que subir el documento a ningún servidor propio.

Esta función es independiente de la función de uso compartido. Cuando las personas con las que compartes el documento tienen acceso a un documento compartido, van a ver el editor de Google Docs. Cuando tienen acceso a un documento publicado, van a ver el documento como una página web típica.

Corrector ortográfico

Para la corrección rápida de errores, usa las teclas Ctrl + '  para pasar a la siguiente errata en el documento actual y Ctrl +` para ir a la errata anterior. Esto permite corregir rápidamente los errores tipográficos sin desplazarse por el documento actual saltando en busca de esos subrayados rojos.

Google Docs también añadió recientemente una función de corrector ortográfico que  permite hojear  rápidamente  la ortografía de un documento , una característica que le faltaba desde hace mucho tiempo, para usarlo  sólo haz clic en Herramientas> Ortografía.

Buscar e insertar enlaces 

Google Docs incorpora la potencia de búsqueda de Google para ayudar a insertar enlaces fácilmente en el documento actual. En lugar de abrir una nueva pestaña del navegador y buscar la página que deseas vincular, puedes buscar directamente desde el diálogo de enlace. Para ello, haz clic en  Insertar> Enlace. Escribe una búsqueda en el cuadro de diálogo y Google mostrará páginas que coinciden con la búsqueda al  hacer clic en uno crearemos un enlace a la dirección seleccionada.

Estilos de texto propios.

En lugar de dar formato de forma manual cada pedacito de texto en el documento, se puede formatear el texto con estilos predefinidos. Esto significa que, en lugar de ajustar todos sus titulares a un determinado tamaño de la fuente y el texto en negrita, sólo debes hacer clic en el cuadro de estilo y ajustarlos a "Título 1"

También puedes editar fácilmente la configuración de fuente utilizados para los diferentes estilos. En primer lugar, da formato a un texto con el tipo de formato que desees utilizar para un estilo, luego selecciona el texto, haz clic en el cuadro de estilo en la parte superior de la pantalla y  cliquea en la flecha a la derecha del estilo que deseas modificar. Haz clic en el Nombre del estilo que desees actualizar y selecciona "actualizar estilo para que coincida". Para guardar estos estilos personalizados y utilizarlos en otros documentos, haz clic en el menú de opciones en la parte inferior de la lista aquí y seleccione "Guardar como mis estilos predeterminados.", en este mismo menú podrás restablecer los estilos.

Administra tu Diccionario personal 

Si Google Docs piensa que una palabra es un error tipográfico, pero sabes que es correcto, puedes hacer clic en la palabra subrayada y seleccionar Agregar al diccionario personal.

Si deseas editar la lista de palabras admitidas haz clic en Herramientas> Diccionario personal y edita la lista de las palabras en el diccionario personal.

Copiar y pegar con el Portapapeles

La función de portapapeles web comparte  datos a través de Google Docs, Sheets y Slides. Este portapapeles está asociada con su cuenta de Google, por lo que estará disponible en todos los equipos que utilizas. A diferencia de su portapapeles del sistema operativo estándar, el portapapeles web puede contener varios elementos. Los soportes del portapapeles, textos, imágenes, dibujos, y otros bits de datos de documentos de Google.

 Para utilizar esta función, selecciona algún texto, haz clic en Editar, seleccionando el menú Portapapeles Web. Esta es la mejor manera de copiar algunos tipos de datos, tales como dibujos, entre los diferentes tipos de documentos de Google. Artículos guardados en el portapapeles web se borrarán después de 30 días si no interactúas con ellos.

Herramienta de investigación 

Google Docs contiene una barra lateral diseñada para la investigación  se accede a ella haciendo clic en Herramientas> Búsqueda . Esta barra lateral le permite buscar imágenes, citas, y los resultados web para que puedas insertar fácilmente estos datos en el documento. También hace más fácil la búsqueda de los estudios académicos y rápidamente insertar las notas al pie ,puedes insertar rápidamente citas a los resultados web, también  puede ser una manera fácil de construir una bibliografía.

Instalar complementos

 Los complementos son una característica bastante nueva. Son fragmentos de terceros de software hecho con Google Apps Script. Se pueden instalar haciendo clic en Herramientas> Administrar complementos.

Otros

 Google Docs tiene más trucos bajo la manga, también. El menú Archivo> Descargar es particularmente útil,  ya que permite descargar el documento en varios formatos diferentes. Se puede descargar en formato PDF o un documento de Microsoft Office si necesitas enviar por correo electrónico el documento en un formato de archivo específico.

Fuente: HowToGeek (Inglés)